¿Qué significan los eventos en la omnicanalidad? Cómo Colombia se impone con esta modalidad

Redes sociales, correos electrónicos, sitios web… hoy en día los canales de comunicación son cientos, distintos entre sí, de diverso alcance hacia sus consumidores y utilizados de las más heterogéneas maneras para seguir el objetivo que se proponen.

Colombia ha logrado utilizar la omnicanalidad, buscando formar parte de esta diversidad, poniendo en valor el hecho que sea uno de los tantos puntos recomendados para implementar en los negocios y así, lograr una atracción por parte de los consumidores desde distintas perspectivas, en distintos momentos pero buscando la misma finalidad: la incorporación de nuevos consumidores. Pero, ¿Cómo se aplica esa omnicanalidad en los eventos? ¿Cómo es que Colombia ha logrado imponerse en esta modalidad? ¿Cuál es el secreto?

¿Qué es la omnicanalidad?

Como contábamos en un principio, la omnicanalidad es la capacidad de utilizar distintos canales para poder llegar a los consumidores de una manera más eficaz. La omnicanalidad es una estrategia de comunicación donde se utilizan estos medios (las redes sociales, el correo electrónico, los sitios web) para que el objetivo principal sea llegar al consumidor, desde distintos canales pero siguiendo una misma metodología.

¿Cómo se utiliza la omnicanalidad en los eventos?

La omnicanalidad es una estrategia relativamente nueva, ya que nació de la necesidad de las empresas de actualizarse, entender cuáles son los nuevos métodos de búsqueda de los consumidores y cómo hacer para llegar a ellos, dejando de lado los procedimientos tradicionales y manteniéndose al día con los cambios que se producen tanto al momento de consumir como al momento de buscar.

Es importante tener en cuenta que la omnicanalidad no se basa únicamente en buscar todos los medios de comunicación posibles para llegar a sus consumidores, sino estaríamos hablando simplemente de multicanalidad y, la que nos compete, es mucho más específica.

Según el artículo “Micro-Momentos en Argentina, Colombia, Chile, México y Perú” de Google/TNS, en Colombia, 6 de cada 10 usuarios de Internet reconocen que encontrar información sobre el artículo de su interés en los resultados de búsqueda influye en su decisión de compra.

La omnicanalidad, además de utilizar distintos medios bajo una misma estrategia, es una forma de llegar a los usuarios de una manera mucho más personalizada, creando, por ejemplo, correos personalizados para los potenciales consumidores, experiencias individualizadas para quienes están conectados en gran parte del día y la necesidad de lograr que la eficiencia de sus búsquedas forme parte de la un día normal dentro de este mundo digitalizado y rápido en el que vivimos.

¿Cómo incorporar la omnicanalidad en los eventos?

Aclarado el concepto de omnicanalidad, puede resultar casi imperceptible el hecho de adaptarlo en la gestión de eventos. Imperceptible, pero no imposible. En un mundo moderno como el que vivimos, la comunicación forma parte fundamental en cualquier aspecto de la vida empresarial y los eventos, no son una excepción.

Pocos son las empresas (de todo el mundo) que han adoptado la omnicanalidad en los eventos. En Colombia, a pesar que solo el 1% de sus empresas lo implementa al 100%, es uno de los mayores ejemplos a nivel mundial ya que ha logrado usar los distintos aspectos, aplicarlos y encontrar soluciones eficaces. 

A diferencia de otras décadas, donde la organización de eventos y la comunicación con sus participantes se basaba en una simple invitación por algún medio que la empresa elegía, en el día de hoy, la comunicación bidireccional forma parte de un punto clave al momento de “crear” un evento y mientras se lleva a cabo. ¿De qué manera?

El 2020 ha sido un año de aprendizajes en distintos puntos del mercado, sea cual haya sido, todas las empresas han debido reestructurarse y, en muchos aspectos, cambiar de “hábitos” en distintos sentidos y los eventos, no han sido la excepción.

En un mundo donde la presencialidad se había “cancelado” y en un mundo como el de hoy, que se está buscando volver a “la normalidad” los eventos se encuentran en una especie de loop donde, a través de la omnicanalidad, buscan que se regrese a los mismos objetivos pero desde una perspectiva mucho más abierta: la perfecta combinación entre la presencialidad y la virtualidad.

Entre aforos y barreras físicas, las empresas organizadoras de eventos deben tener en cuenta la omnicanalidad para llegar a cada uno de los asistentes y lograr el mismo objetivo que se buscaba en momentos pre-pandemia: previo a la llegada al evento como durante y posterior al mismo.

La omnicanalidad en la gestión de eventos puede verse a través de un engagement de sus participantes desde el momento de la invitación, sabiendo que “algo va a pasar” y sentirse parte desde el “minuto 1”. Tanto las invitaciones como los recordatorios (tanto en un evento virtual como en uno presencial) los distintos canales utilizados crean esta especie de “compromiso” con sus posibles consumidores que hacen que se sientan “atrapados” (con el mejor sentido de la palabra) para asistir a esto, como decíamos antes, “que va a pasar”.

Claro que todos los canales utilizados en esta omnicanalidad deben estar alineados, siguiendo las características de esta estrategia, usando los diversos medios pero siguiendo un mismo objetivo, evitando, lo que puede suceder en un mundo moderno, la desinformación y falta de comunicación, aunque cueste creerlo.

Durante y post-evento, la omnicanalidad debe seguir formando parte de la estrategia de una empresa, tratando de focalizar en agradecimientos, en material gráfico y hasta en estadísticas que funcionen tanto para los consumidores como para la propia empresa, buscando, sobre todo, la creatividad en todos los aspectos posibles.

Los eventos omnicanales en Colombia

Como decíamos antes, es difícil que las empresas comprendan la importancia de la omnicanalidad en sus eventos, aunque el compromiso entre los distintos ámbitos de Colombia, junto a el Ministerio de Salud, ProColombia y el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, han logrado converger en distintos aspectos que deben tenerse en cuenta al momento de la organización en esta “nueva normalidad”.

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5 son los aspectos fundamentales a tener en cuenta para llevar a cabo la omnicanalidad en los eventos, específicamente en Colombia:

·         Tecnología: Es el aliado indispensable que garantiza la conectividad en conferencias, webinars, conversatorios.

·         Costos y tiempo: Se han reducido y la planeación requiere ahora menos tiempo de anticipación.

·         Bioseguridad: Los eventos son necesariamente bioseguros, luego deben satisfacer los protocolos exigidos por el Gobierno Nacional y el Ministerio de Salud.

·         Innovación: en distintos puntos, ya sea en el catering utilizado o hasta en la comunicación constante entre los que asisten de manera presencial y quienes se conectan de manera virtual.

·         Continuidad: los eventos seguirán adelante solo si se mantiene la total bioseguridad. En compromiso estricto con la seguridad de sus huéspedes, invitados y equipo humano, buscando también, destacarse en este aspecto y que el trabajo realizado, no se pierda en el tiempo.

Siguiendo cada uno de los puntos clave a tener en cuenta para incorporar la omnicanalidad en los eventos y entendiendo la importancia de “regresar” a la normalidad a medida que el tiempo y la bioseguridad lo permita, todas las regiones de Colombia buscan propulsar esta industria de reuniones, a medida que la infraestructura (y los puntos antes mencionados), lo permitan. 

La región del Pacífico Colombiano, especialmente en la ciudad de Cali, la industria de reuniones se posiciona como uno de los aspectos más importantes a seguir desarrollando, en este caso en particular, buscando la diferenciación con respecto a otras ciudades colombianas. ¿Cómo? ¿Cómo puede competir Cali con un gigante “de reuniones” como lo es Bogotá? Aprovechando la diferenciación. 

Su gastronomía única, su diversidad de atractivos y su oferta cultural a través de eventos consolidados, hacen de Cali una de las ciudades que más ha crecido en toda la región, buscando esta continuidad de la que se comentaba anteriormente. 

Esto significa, que la omnicanalidad en los eventos en Colombia no se basa únicamente en la comunicación con sus asistentes, sino que toma en cuenta un “punto más allá de lo convencional” y busca que también se transmita en los distintos aspectos dentro y fuera de un evento, velando por la bioseguridad de sus participantes y de la importancia de la continuidad para llegar a los valores buscados y evitar recaer en los niveles del año 2020.

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