Caso de éxito: Bogotá es el nuevo epicentro de reuniones y eventos híbridos

Colombia es la puerta de entrada a Latinoamérica desde el resto del mundo y con ese fantástico “letrero de bienvenida”, variedad de climas, paisajes y la cultura característica, se ha convertido en uno de los primeros 30 destinos de todo el mundo, elegidos para formar parte de las sedes del turismo de reuniones.

Dentro de Latinoamérica, con la eficacia y capacidad para organizar eventos, Colombia ha logrado posicionar a 3 de sus principales urbes dentro del Top 10 de ciudades donde se realizan la mayor cantidad de eventos y reuniones, siendo: Bogotá (en la región de los Andes Orientales Colombianos), Medellín (en la región de los Andes Occidentales Colombianos) y Cartagena de Indias (en la región del Gran Caribe), su tridente MICE.

El turismo de reuniones en Colombia crece de manera exponencial y año tras año se califica aún más dentro de los rankings de MICE, buscando mantener sus estándares de calidad y aumentar el valor agregado que generan los destinos para atraer a los organizadores de eventos y lograr los beneficios, que no son pocos, que genera este tipo de segmento turístico.

Integrando 3 de las 6 regiones colombianas, Bogotá, Medellín y Cartagena de Indias cumplen con los principales aspectos a tener en cuenta cuando se busca organizar un evento dentro de una región: la capacidad de conseguir proveedores, la capacidad hotelera para el alojamiento y la puesta en marcha del evento en sí en los salones, la restauración apta para todos aquellos que vayan a participar, el profesionalismo del staff y la posibilidad de visitar otros destinos dentro de la región, sumando beneficios económicos para todo el país.

Sin embargo, dentro del top 3 de ciudades de Colombia ideales para el turismo de reuniones, hay una que se destaca, considerada el caso de éxito: Bogotá. ¿Por qué es un caso de éxito? ¿Por qué es el nuevo epicentro de reuniones y eventos híbridos?

Caso de éxito: Bogotá, ¿cuáles fueron las causas de su logro?

Bogotá, la capital de Colombia, el centro neurálgico del país y la puerta de entrada de la mayoría de los vuelos internacionales en la región de los Andes Orientales Colombianos, se convierte en un punto clave para organizar los eventos y convenciones provenientes de distintas partes del mundo.

Su condición de ciudad capital genera que la mayoría de los proveedores, hoteles de gran magnitud y, por supuesto, ubicación, sean puntos estratégicos para crear estos tipos de eventos masivos, buscando atraer a los organizadores a través de los beneficios que mencionábamos antes, sumados a la diversidad y multiculturalidad que caracterizan a la ciudad, sus construcciones históricas y coloniales recreando un escenario ideal para los visitantes extranjeros. 

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Se considera evento híbrido a una combinación entre un tipo de evento de modalidad presencial y virtual, al unísono. Se destacan sus aspectos por contar con la posibilidad de recibir participantes de manera presencial y, para quienes no puedan trasladarse, contar con plataformas de streaming para poder formar parte del evento de igual manera.

Esto significa que las ciudades sede, deben contar con las necesidades requeridas para el desarrollo de un evento presencial y la suficiente conectividad para poder desarrollar los programas por streaming para quienes deben acceder de manera virtual.

Bogotá es un claro ejemplo de ello, ya que busca la constante perfección en sus sistemas de portabilidad y tecnología para sus eventos híbridos, siendo las diversas compañías las encargadas de garantizar una conexión eficaz, espacios de networking para speakers y disertantes o incluso estudios donde se puedan llevar a cabo el vivo de cada uno de los eventos, velando tanto por el cumplimiento de las necesidades de quienes lo presencian de manera virtual, como para quienes participan in situ.

El desafío de los eventos híbridos: caso de éxito Bogotá

Los eventos híbridos funcionan casi como una obligación de interacción, al menos en los tiempos durante y post-pandemia donde aún el mundo busca regresar hacia la “normalidad” pero tomando los recaudos necesarios para evitar volver al “paso 1” o al momento en que nadie quiere volver a recordar: el inicio de la pandemia y las ciudades en lockdown.

Esto significa que la interacción con los participantes, tanto de manera virtual como para quienes asisten de manera presencial, debe ser constante, generando y causando interés en quienes viajarán hacia el destino como para quienes destinarán su tiempo en conectarse desde sus casas y disfrutar del evento.

Según el ranking ICCA, Bogotá se ubicó en el top 5 de ciudades de América Latina en realizar la mayor cantidad de reuniones en todo el año 2019.

Esto significa que, el evento cuenta con distintos procesos y todos deben tenerse en cuenta en todos los aspectos, previo, durante y posterior al evento (siempre hablando en ambas modalidades). En un primer momento, se busca el engagement de sus futuros participantes, basándose en la experiencia que tendrán, despertando el interés en sus asistentes y generando esta especie de “compromiso” por parte de ellos.

Por otra parte, durante el evento, debe buscarse que todos se sientan parte de este evento híbrido, tanto quienes están presenciando in situ como para quienes disfrutan de la experiencia desde sus casas. Por esa misma razón, los espacios donde se desarrollan los eventos deben tener la capacidad y conectividad suficiente para poder desarrollar esta modalidad, siendo Bogotá una ciudad de estas características, un punto clave para su éxito en eventos híbridos.

¿Cuáles son los beneficios de ser una ciudad elegida para la organización de eventos híbridos y reuniones?

Además de todos los beneficios incluidos en la organización de eventos dentro de una ciudad, especialmente en referencia a la economía y a la reactivación del turismo (de manera directa e indirecta), que Bogotá se posicione dentro de una de las mejores ciudades, no solo de la región de los Andes Orientales Colombianos, sino de América Latina como sede de eventos presenciales e híbridos le genera un mayor posicionamiento para futuros proyectos.

¿Qué significa? Su postura se posiciona fuertemente para los próximos eventos que puedan desarrollarse, generando hasta incluso una fidelidad por parte de los organizadores y promoviendo estos beneficios integrando no solamente a los límites urbanos, sino traspasando fronteras hacia otros distritos colombianos, favorecidos por las conexiones provistas desde su ciudad capital.

Durante el período de transición, el mundo se encuentra en un espacio casi semejante entre la posibilidad de realizar eventos virtuales y presenciales, por esta misma razón, contar con estos eventos híbridos lleva a los participantes a elegir su propia experiencia, decidiendo entre la presencialidad y la virtualidad, cualquiera sea su condición.

Para esto, las ciudades deben estar preparadas de tal forma que puedan contar, tanto con la participación “cara a cara” de sus asistentes (y los recursos que se requieren para llevar a cabo dicho objetivo) como con las conexiones tecnológicas necesarias para poder conectar a las cientos de personas que pueden conectarse desde sus propias casas.

Esta conectividad debe ser el punto fuerte de este tipo de eventos híbridos, para que todos puedan formar parte de la misma manera en el propio evento.

La región de los Andes Orientales Colombianos, donde se encuentra Bogotá, ha encontrado la forma de desarrollarse para lograr este “caso del éxito” a través de los puntos que mencionamos. ¿De qué forma? La diversidad de oportunidades que representa Bogotá hace que sea un destino incentivante de por sí, atrayendo a los organizadores a través de la “puerta de entrada al Caribe”, abriendo una puerta hacia los demás destinos que integran al país. 

Bogotá cuenta con distintos puntos clave al momento de organizar este tipo de turismo, tanto por el lado de la parte operativa como los hoteles, la conectividad o la tecnología, como el abanico cultural que hace que los distintos segmentos etários o de preferencia, se sientan atraídos por la diversidad con la que se vive en la capital de país. ¿Cómo?

El éxito de Bogotá en los eventos presenciales

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El caso del éxito en los eventos presenciales ha llevado a Bogotá a convertirse en una de las ciudades “modelos” dentro de la organización, la facilitación de proveedores y los recursos que pueden utilizarse tanto al momento de llevar a cabo el congreso o encuentro como para atraer a los participantes del mismo gracias a sus atractivos turísticos que marcan la diferencia.

Las callecitas empedradas se combinan con construcciones históricas, los aromas y sabores de la gastronomía colombiana, la conectividad hacia distintos puntos del país y la infraestructura adecuada para realizar el evento, posiciona a Bogotá como uno de los primeros nombres en el ranking de Latinoamérica y, año tras año, del mundo.

Una ciudad, un punto neurálgico, un destino clave hacen de Bogotá un gran lugar donde desarrollar eventos híbridos, eventos presenciales y un sinfín de oportunidades que el MICE requiere, en un solo lugar.

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